Riunirsi, ma come? A distanza o in presenza?

Riunione a distanza oppure in presenza? Vediamo le modalità (e gli accorgimenti) con cui possono tenersi le riunioni negli ETS

 

Le attività degli Enti del Terzo Settore implicano, spesso, la necessità di tenere delle riunioni o degli incontri fra gli appartenenti all’Ente o con i destinatari delle sue attività.

Superata la fase del lockdown, quando ogni forma di incontro fra persone è stato inibito per evitare il rischio di contagi reciproci e durante il quale le organizzazioni hanno – necessariamente – dovuto optare per tenere le loro riunioni utilizzando modalità a distanza, la situazione di progressivo allentamento dei divieti consente alle organizzazioni stesse di scegliere quale modalità sia la migliore per tenere le proprie riunioni, senza ignorare tuttavia regole e precauzioni che, per entrambe le modalità, devono essere  adottate.

Cominciamo ad esaminare l’ipotesi delle riunioni tenute a distanza.

Il Decreto Legge 18/2020 (“Cura Italia”) ha previsto la possibilità dello svolgimento di riunioni (anche degli organi sociali) in videoconferenza, tramite strumenti quali ad esempio skype, hangout o zoom, anche qualora tale modalità non fosse espressamente prevista negli Statuti e nei regolamenti delle organizzazioni (art. 73 c. 4).

Tale possibilità è ammessa fino al termine della durata dello stato di emergenza dichiarato dal Governo, cioè fino al 31 luglio 2020 (salvo ulteriori proroghe).

Dalla previsione di legge erano rimasti inizialmente fuori gli Enti non lucrativi diversi da Associazioni e Fondazioni, quali ad esempio i comitati o gli Enti ecclesiastici e confessionali civilisticamente riconosciuti, poi ricompresi nella previsione con la legge di conversione del decreto.

Se un’Associazione o una Fondazione vuole riunire i propri organi sociali a distanza lo potrà quindi fare, sempre però “nel rispetto di criteri di trasparenza e tracciabilità previamente fissati” (ad esempio mettendo a disposizione in anticipo i materiali oggetto di discussione), che consentano al Presidente dell’organo di accertare la regolarità della costituzione della riunione, identificando quindi in modo certo i partecipanti, di regolare lo svolgimento dell’adunanza e di constatare i risultati delle votazioni.

Fondamentale è il rispetto del principio di simultaneità per il quale, a pena di invalidità della riunione, ogni partecipante deve poter seguire in modo adeguato la discussione, oltre a poter intervenire in tempo reale nella trattazione degli argomenti e nella votazione.

Altro discorso, invece, riguarda la ripresa delle riunioni “in presenza” .

Lo scorso 1° giugno, anche sulla base di alcune richieste specifiche, è stata pubblicata sul sito del Governo la seguente risposta a una FAQ, relativa alle modalità di svolgimento delle assemblee/riunioni in presenza fisica in Associazioni e Società.

  • FAQ: “Possono svolgersi assemblee (ordinarie o straordinarie) condominiali, di società di capitali o di persone ovvero di altre organizzazioni collettive?”
  • RISPOSTA: “Le assemblee di qualunque tipo (condominiali ovvero di ogni altra forma di organizzazione collettiva) possono svolgersi “in presenza fisica dei soggetti convocati” a condizione che siano organizzate in locali o spazi adeguati, eventualmente anche all’aperto, che assicurino il mantenimento continuativo della distanza di sicurezza interpersonale di almeno un metro fra tutti i partecipanti, evitando dunque ogni forma di assembramento, nel rispetto delle norme sanitarie nel contenimento della diffusione del contagio da covid-19. Resta ferma la possibilità delle stesse riunioni in remoto, in quanto compatibile con le vigenti disposizioni…”

Sono perciò da ritenersi consentite le riunioni e le assemblee in presenza fisica nei luoghi privati.

La stessa cosa non vale per i luoghi pubblici o aperti al pubblico.

Ma qual è il limite massimo di persone che può partecipare ad una di queste “riunioni”?

Seri dubbi sorgono sulla possibilità di tenere riunioni e adunanze – anche in luoghi privati –  quando sia prevista la presenza di oltre 200 persone (se al chiuso) o di 1000 persone (se all’aperto).

Fondamentale, tuttavia, che le riunioni in presenza si svolgano nel rispetto di tutte le prescrizioni necessarie a prevenire la possibile diffusione di contagi. Rammentiamo, perciò:

  • divieto di accesso a soggetti con sintomi respiratori o temperatura > 37.5
  • rigorosa attenzione all’igiene delle mani, attraverso la disponibilità generalizzata di “dispenser” con soluzioni disinfettanti
  • rispetto della distanza di sicurezza di almeno un metro (davanti, alle spalle, ai lati) per cui è necessaria una superficie minima di circa 2 mq per ogni persona partecipante (dato di cui tenere conto per correlare il numero dei partecipanti alla superficie del locale)
  • presenza di un numero sufficiente di sedie, così da assicurare la distanza di sicurezza e la presenza “statica” all’evento
  • garanzia del distanziamento in tutti i momenti della riunione (incluse le fasi di ingresso e uscita dal locale)
  • utilizzo di mascherine, anche all’aperto
  • igiene frequente e rigorosa degli ambienti
  • istruzioni per l’uso dei servizi igienici
  • adeguata ventilazione naturale (o, in presenza di sistemi di condizionamento nei luoghi chiusi, il rispetto delle raccomandazioni per il loro uso)
  • differenziazione tra le vie di entrata e uscita dal/dai locale/i
  • evitare di diffondere documenti o altro materiale cartaceo
  • divieto di consumo di cibi o bevande
  • modalità d’intervento che – preferibilmente – escludano l’uso di microfoni

Buona norma, inoltre, è rappresentata dalla comunicazione preventiva ai convocati/partecipanti delle modalità di svolgimento e delle misure di sicurezza adottate, meglio – qualora sia prevista – allegandole alla convocazione.

Leggi tutti gli approfondimenti sulla normativa di Enrico Bussolino

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